总则

 第一条 为规范本学会举办的各种学术会议及各类活动，保证会议、活动的效果，提升学会的影响力，制定本条例。

 第二条本条例适用的范围是河南省计算机学会（以下简称HCF）主办、承办、协办、支持的学术会议以及各类活动和河南省计算机学会所属的专业委员会举办的学术会议及活动。

学会主办的会议、活动

 第三条河南省计算机大会：河南省计算机学会主办的河南省计算机大会暨学会学术年会每年一次，大会名称前可冠以年号。承办单位需向学会秘书处提出申请，经常务理事会研究同意并授权方可举办。河南省计算机大会设承办流动旗，在一届会议结束时本届承办方向下一届承办方进行交接。

 第四条河南省大学生程序设计竞赛：河南省计算机学会主办的河南省大学生程序设计竞赛每年一次，竞赛名称前可冠以年号，并可由赞助单位冠名，冠名权赞助费不得低于5000元。承办单位需向学会秘书处提出申请，经常务理事会研究同意并授权方可举办。河南省大学生程序设计竞赛设承办流动旗，在一届竞赛结束时本届承办方向下一届承办方进行交接

第五条 青少年奥林匹克信息学（计算机）竞赛：河南省计算机学会组织河南省中小学生参加中国计算机学会主办的全国青少年奥林匹克信息学（计算机）的系列竞赛，此项工作由学会秘书处直接组织。

主办、承办、协办和支持

第六条会议或活动的主办单位具有决定主题、规模、周期、地点、形式以及选定承办者的权利，并承担会议的法律责任。专业委员会的主管法人单位是HCF，其主办的会议的法律责任由HCF承担，但会议的其他责任由该专业委员会主任根据该条例的规定和专业委员会条例的规定承担。

 第七条会议及活动的承办单位负责各项具体工作的组织实施。由HCF主办的会议及活动的承办单位既可以是经HCF授权的机构，也可以是主办者HCF自身。仅在道义上支持某会议而不承担组织、经济和法律方面的责任的单位称为“协办单位”或“支持单位”。HCF也可协办或支持由其他单位主办的会议。

第八条由HCF主办的会议的承办单位按照如下程序选定：申请单位提出书面申请（填写承办会议、活动申请表报HCF秘书处，经常务理事会审核批准；申请者签署承诺书；HCF和申请者签约；HCF发放承办授权书或委托书。

第九条一经HCF同意某单位承办会议或活动，即表明同意该单位在所承办的会议或活动有关事务中使用HCF的中、英文名称和标识，但不得在超出委托范围使用。如其他单位请求作为协办或支持单位时，主办单位应有书面邀请函件，HCF以书面方式回复方为有效。 

第十条HCF同意协办和支持某会议，即表明同意该机构在该会议有关事务中使用HCF的中、英文名称和标识，但不得在超出授权范围使用。除和HCF有合作协议的单位外，其他单位邀请HCF协办或支持其主办的会议时，应向HCF支付一定的费用。

申请和批复

第十一条 申请组织或承办HCF主办的会议的单位须在会议预定召开日期16个月前填写并递交申请表格（见附录：会议申请表）、提交书面申请书和承办方案。

第十二条HCF收到承办书面申请后，将对申请进行审查并对申请单位进行考察，以了解其是否有足够的承办能力。HCF应在会议预定召开日期13个月前明确批复申请单位对其申请的审查结果。

第十三条 由HCF主办的会议应在会议预定召开日期12个月前最终确定会议名称（系列会议除外）、会议主题（如有）、时间、地点、会议形式等，纳入HCF学术活动计划宣传与推广。除非HCF以书面形式同意，会议名称和时间一经确定，不可更改。

第十四条 承办单位的职责是：组建会议组织机构、编制预算表、推广会议、征文和评审、组织论文出版、筹资、征询参会者、保障后勤和会务等。承办单位应定期向主办单位报告会议筹备情况，及时沟通，必要时召开会议协调有关工作。

第十五条 委托承办时，主办单位的责任是：检查组织机构的构成、检查会议预算、协助推广、监督与协助筹备过程、检查论文质量、协助出版。

第十六条 HCF受理承办申请的机构是秘书处，审查和批准机构是常务理事会及相关的工作委员会。

会议的组织机构

第十七条 HCF主办的会议或活动视情形可成立指导委员会。指导委员会成员应由业界资深/知名人士或学会领导构成。如需要，会议可设大会主席一人，副主席2-3人。会议可聘请顾问若干。

第十八条会议或活动可设程序委员会，负责征文、论文评审、出版、规划会议形式、编制会议程序、邀请特邀讲者、主持会议等事宜。程序委员会设主席一人，副主席若干，但一般不超过4人，委员若干人。

第十九条 会议或活动可设组织委员会，负责宣传推广、筹资、场地、后勤、接待等工作。组织委员会设主席一人，副主席若干，但一般不超过4人，委员若干人。也可设秘书处，负责会议筹备过程的日常事务处理、会议期间的代表接待、食宿安排、会务、资料发放、现场设备、必要的交通安排以及其他会务工作。秘书处设秘书长一人，成员若干。

第二十条由HCF主办而由其他机构承办的会议，其组织机构和会议预算应得到HCF的批准。

会议的组织和筹备

第二十一条会议的征文通知应该在会议召开前12个月发出。承办单位通过印刷品、网站、专业媒体等方式宣传推广。

第二十二条由HCF主办的会议，HCF对承办单位筹备过程进行检查、协调并给予必要的帮助。HCF通过自有网站向会员发放消息。如需要HCF协助邀请特邀讲者，讲者的费用由承办单位承担。

第二十三条需要出版论文集的学术会议，由HCF的学术工作委员会或会议的程序委员会负责征集和审定论文，会议文集应按学会规定的统一格式、规格出版。

第二十四条由HCF或者由HCF专业委员会主办的会议，其论文全文或摘要的电子文档提交HCF的网站。如需要，可评选优秀论文，其篇数不超过论文总数的百分之十。

第二十五条承办单位负责会议或活动费用的筹措，并负责在会前做出平衡的预算表。

(1)收入包括：作者缴纳的版面费（专款专用）、代表注册费、社会赞助费、展览收入、会场和文集广告、来自有关部门的专项经费、活动的参赛费、培训费等。

(2)支出包括：出版和印刷费、交通和通信费、会场租用、设备及布置费、食宿费、推广和宣传费、特邀讲者费、人力资本费、上交HCF费用等。

第二十六条会议的主要赞助商（一般不多于3家）须经主办单位批准。如承办单位寻找的赞助商和主办单位的主要赞助商不一致，由主办单位最终确定。主办单位本次会议从赞助商获得的赞助费用，将按比例拨付承办单位，具体比例在确定承办单位时确定。一般赞助商由承办单位确定。

第二十七条财务由承办单位管理，根据会前的预算支出。会议结束后应有财务结算报告，并报送HCF和有关方面。如有节余，由承办单位支配。上交HCF的费用在会议召开前支付。

第二十八条由HCF主办的会议，承办单位必须保证通过HCF加入的中国计算机学会（CCF）会员有参加的优先权，且对其注册费按八折优惠。

会议及活动的善后工作

第二十九条由学会主办的会议结束后，由HCF学术工作委员会对会议进行评估。评估的项目包括：会议规模、会议学术质量、会议的组织、会议经费、社会影响力等（评估表格见附录）。专业委员会主办、承办的会议的质量将作为对专业委员会的评估指标之一。

第三十条HCF对会议优秀组织者给予表彰。会议质量较差或者不按照会议组织程序开展工作的，HCF对组织者提出批评、警告，书面记录并存档，产生不良影响者视情形给予惩罚，包括组织者在一定时期内不得再次申请承办HCF主办的会议；大会主席、程序委员会主席和组织委员会主席在一定时期内不得再担任HCF主办会议的主要职务等。

附则

第三十一条 本条例由HCF常务理事会制定和修订，经HCF常务理事会通过后生效。本条例由HCF常务理事会负责解释。

第三十二条 河南省计算机学会2008年6月28日第六届常务理事（扩大）工作会议通过，2008年7月1日起施行。